home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 029a / pcindx.zip / HELP.005 < prev    next >
Text File  |  1991-08-20  |  15KB  |  317 lines
  1.  
  2.                              EDIT menu:
  3.  
  4.   The EDIT menu has eight available selections:  Edit Custom
  5.   Character Set, Edit Discard Word File, Edit Include Word File,
  6.   Edit Personal Name File, Edit Phrase File, Edit Extracted Name
  7.   File, Edit Extracted Word File, and Edit Default Settings List . 
  8.         
  9.  
  10.   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  11.   │       ┌────────────────────────────┐                    │
  12.   │       │ Edit Custom Character Set  │                    │      
  13.   │       │ Edit Discard Word File     │                    │      
  14.   │       │ Edit Include Word File     │                    │      
  15.   │       │ Edit Personal Name File    │                    │
  16.   │       │ Edit Phrase File           │                    │      
  17.   │       │ Edit Extracted Name File   │                    │
  18.   │       │ Edit Extracted Word file   │                    │      
  19.   │       │ Edit Default Settings List │                    │      
  20.   │       └────────────────────────────┘                    │
  21.   │                                                         │  
  22.   │                                                         │
  23.   │                                                         │
  24.   └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  25.                                                                   
  26.  
  27.                     Edit Custom character set:  
  28.  
  29.   The custom character set is a list of characters that will be
  30.   allowed to be part of a word.  This feature gives you a great
  31.   deal of flexibility in determining what characters a word can
  32.   contain.  For instance you will obviously want to include all
  33.   alphabetical characters, but you may or may not want numbers,
  34.   hyphens, apostrophes, or other punctuation characters to be
  35.   allowed in a word.  
  36.  
  37.   There are 256 characters available on an IBM compatible computer
  38.   and any character except a space can be valid in a word.  To
  39.   allow or disallow a character simply position it under the
  40.   highlight bar and press the spacebar.
  41.  
  42.   If a character is not valid in a word then PC─INDEX assumes that
  43.   a new word begins when that character is found.  There are a few
  44.   special cases which you need to consider before you create an
  45.   index.  For instance, the way PC─INDEX comes configured, hyphens
  46.   and apostrophes will not be included in a word.  Words like
  47.   wouldn't and couldn't will not be kept together.  If this is
  48.   going to be a problem for you, then edit the custom character set
  49.   and mark the hyphen and apostrophe and any other character which 
  50.   may cause a problem for you.                                     
  51.  
  52.   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  53.   │                               ┌──── Character Set ───┐  │
  54.   │                               │                      │  │
  55.   │                               │  *         W      87 │  │      
  56.   │                               │  *         X      88 │  │      
  57.   │                               │  *         Y      89 │  │      
  58.   │                               │  *         Z      90 │  │      
  59.   │                               │            [      91 │  │      
  60.   │                               │            \      92 │  │      
  61.   │                               │            ]      93 │  │      
  62.   │                               │            ^      94 │  │      
  63.   │                               │            _      95 │  │      
  64.   │                               │            '      96 │  │      
  65.   │                               │  *         a      97 │  │      
  66.   │                               │  *         b      98 │  │      
  67.   │                               │  *         c      99 │  │      
  68.   │                               │  *         d     100 │  │      
  69.   │                               │  *         e     101 │  │      
  70.   │                               │  *         f     102 │  │      
  71.   │                               │  *         g     103 │  │      
  72.   │                               │  *         h     104 │  │      
  73.   │                               │  *         i     105 │  │      
  74.   │                               │  *         j     106 │  │      
  75.   │                               │  *         k     107 │  │ 
  76.   │                               └──────────────────────┘  │
  77.   └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  78.  
  79.   Press F10 when you are ready to save the modified custom
  80.   character list.  
  81.  
  82.  
  83.                        EDIT Discard word file
  84.   The Discard word file contains a list of words which can be
  85.   searched during the Extract Single Words selection.  If the 'Use
  86.   Discard Word List' option is selected, when a word is extracted
  87.   from a document, the Discard word file is searched.  If a match
  88.   is found then the extracted word will be discarded and will not
  89.   be included in the index.  All other words will be included. 
  90.   This eliminates common words like 'a', 'and', 'the', etc from an
  91.   index.
  92.  
  93.   Over 1000 words are included in the Discard word list right now. 
  94.   You may want to take a look at the words currently in the list to
  95.   see if they meet your needs.
  96.  
  97.   By using the EDIT Discard word file, you can add, edit, or delete
  98.   words from the list to customize it.  Up to 3000 words can be
  99.   included in the list.
  100.  
  101.   ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  102.   │                                                           │
  103.   │                                ┌─  DISCARD WORD LIST ─┐   │
  104.   │                                │ * a                  │   │
  105.   │                                │ * ability            │   │
  106.   │                                │ * able               │   │
  107.   │                                │ * about              │   │
  108.   │                                │ * above              │   │
  109.   │                                │ * accept             │   │
  110.   │                                │ * accepted           │   │
  111.   │                                │ * across             │   │
  112.   │                                │ * actually           │   │
  113.   │                                │ * after              │   │
  114.   │                                │ * again              │   │
  115.   │                                │ * ago                │   │
  116.   │                                │ * agree              │   │
  117.   │                                │ * agreed             │   │
  118.   │                                │ * ahead              │   │
  119.   │                                │ * all                │   │
  120.   │                                │ * allowable          │   │
  121.   │                                │ * allowed            │   │
  122.   │                                │ * allowing           │   │
  123.   │                                │ * allows             │   │
  124.   │                                └──────────────────────┘   │
  125.   │                                                           │
  126.   └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  127.  
  128.   By pressing F4, you will be allowed to edit the word that is
  129.   under the highlight bar.  By pressing F3, you will be allowed to
  130.   add words to the list.  As you add new words to the list, they
  131.   will be inserted in the correct place so that the list remains in
  132.   alphabetical order.  You can have up to 3000 words in the discard
  133.   word list.
  134.  
  135.                        EDIT Include word file
  136.  
  137.   The Include word file contains a list of words which can be
  138.   searched during the Extract words selection.  If the Use Include
  139.   Word List option is selected, when a word is extracted from a
  140.   document, the Include word file is searched.  If a match is found
  141.   then the extracted word will be included in the index, all other
  142.   words will be ignored.
  143.  
  144.   There are no words included in the Include word list as it ships. 
  145.   By using the EDIT Include word file option, you can add, edit, or
  146.   delete words from the list to customize it.  Up to 3000 words can
  147.   be included in the list.
  148.  
  149.  
  150.                        Edit Personal Name File
  151.  
  152.   The Personal Name File contains over 12,000 first names.  This
  153.   list is used during the Extract Personal Names function.  You can
  154.   add as many names as you want to this list or delete names that
  155.   you don't want.  The only limit to the size of this file is disk
  156.   space.
  157.  
  158.   The procedures for editing this list are the same as editing the
  159.   include and discard word files.
  160.  
  161.  
  162.                           Edit Phrase List
  163.  
  164.   The Phrase List file contains a list of phrases which will be
  165.   searched during the Extract Phrases selection.  As PC─INDEX
  166.   processes a document, the Phrase List file is continuously
  167.   searched.  If a match is found then the extracted phrase will be
  168.   included in the index.
  169.  
  170.   There are no phrases in the phrase list as it ships.  By using
  171.   the EDIT Phrase List option, you can add, edit, or delete phrases
  172.   from the list to customize it.  Up to 3000 phrases can be
  173.   included in the list.
  174.  
  175.   There are three elements in a phrase, level one, level two, and
  176.   the search string.  Level one and level two are provided to allow
  177.   headings and sub─headings to be included in an index.  The search
  178.   string is the string of characters that PC─INDEX will be
  179.   searching for.  
  180.  
  181.   An example of a heading and sub─heading would be a complete name. 
  182.   A last name would be the heading and a first name would be the
  183.   sub─heading.  This lets you list a group of related items
  184.   together.  For instance, the following entry:
  185.  
  186.   Level One      Level Two      Search String
  187.   BENSON         Brian          Brian BENSON
  188.  
  189.   Would look like this in the final index:
  190.  
  191.   BENSON, Brian 12, 13, 15
  192.  
  193.   If there is more than one sub─heading (more than one person with
  194.   the surname of BENSON) then the final index would appear like
  195.   this:
  196.  
  197.  
  198.   BENSON,
  199.      Brian 12, 13, 15
  200.      Courtney 14, 17
  201.      Lisa 19
  202.  
  203.   This same technique can be used for sub─categories within
  204.   categories.  For example, the following phrase entries: 
  205.  
  206.   Level One      Level Two      Search String
  207.   Monitors       Color          Color Monitors
  208.   Monitors       Monochrome     Monochrome Monitors
  209.  
  210.   Would appear in the index like this:
  211.  
  212.   Monitors,
  213.      Color 15─19
  214.      Monochrome 44
  215.  
  216.   The Search String does not have to match the Level One and Level
  217.   Two Entries.  This will give you a lot of flexibility in
  218.   controlling the appearance of a phrase index.  For example, the
  219.   following phrase entries:
  220.  
  221.   Level One           Level Two           Search String
  222.   Soft Drinks         Diet Colas          Diet Pepsi
  223.   Soft Drinks         Colas               Coca Cola
  224.  
  225.   Would appear in the index like this:
  226.   Soft Drinks,
  227.      Colas 14, 17
  228.      Diet Colas 55
  229.  
  230.   Notice that the Search Strings Coca Cola and Diet Pepsi are not
  231.   listed anywhere in the index, but they are the strings that must
  232.   be found in the document for the phrases to be included in the
  233.   index.
  234.  
  235.  
  236.                       Edit Extracted Name File
  237.  
  238.   The Extracted Name file contains the list of names that PC─INDEX
  239.   found when extracting personal names.  This file is actually a
  240.   phrase file and can be edited using the same methods.
  241.  
  242.  
  243.  
  244.                       EDIT Extracted word file
  245.  
  246.   This is an optional step in creating a single word index.  It
  247.   gives you a chance to fine tune the index before you complete it. 
  248.   By using this option, you can deactivate words so that they will
  249.   not be included in the index and change the case of words that
  250.   are included (from lowercase to uppercase and vice versa).
  251.  
  252.   After selecting Edit Extracted word file from the Edit Menu. 
  253.   Enter the name of the extracted word file that you want to edit. 
  254.   This may take a few seconds to load.
  255.  
  256.   On the far left you will see an asterisk.  The asterisk means
  257.   that the word is active and will be included in the index.  By
  258.   pressing the spacebar you can toggle individual words between
  259.   active and inactive.  With this technique you can quickly cut out
  260.   words that you don't want to include.
  261.  
  262.   By pressing F2 you can toggle all words between being active and
  263.   inactive.  This function will allow you to clear all entries and
  264.   then go through the list and mark only the words that you want. 
  265.   By using this technique along with the Spinoff List option, you
  266.   can quickly and easily create a phrase file.
  267.  
  268.   By pressing F3 you can change individual words to all upper case,
  269.   by pressing F4 you can change individual words to all lower case,
  270.   and by pressing F5 you can change individual words so that the
  271.   first character is upper case and the rest of the word is lower
  272.   case.
  273.  
  274.   The Edit Extracted Word File function will load a maximum of 1000
  275.   unique words at one time.  If you have a very large file, it may
  276.   be larger than 1000 words.  In that case, PC─INDEX will only load
  277.   the first 1000 unique words.  By pressing F7, you can load the
  278.   next 1000 words.  F6 will move you back to the beginning of the
  279.   file. 
  280.  
  281.  
  282.                      Edit Default Settings List
  283.  
  284.   PC─INDEX allows you to change the names of the INCLUDE, DISCARD,
  285.   PHRASE, and PERSONAL NAME list filenames that it uses as well as
  286.   the printer port that will be used.  This way you can create new
  287.   lists without destroying existing lists.  Select Edit Default
  288.   Settings List from the Edit Menu and you will see a window that
  289.   looks like this:
  290.  
  291.                                                            
  292.                                                            
  293.   ┌─── Edit Word List Filenames  ─────────────────────────┐
  294.   │                                                       │        
  295.   │    Discard Word List Filename:                        │        
  296.   │    DISCARD.DBF                                        │        
  297.   │                                                       │        
  298.   │    Include Word List Filename:                        │        
  299.   │    INCLUDE.DBF                                        │        
  300.   │                                                       │        
  301.   │    Phrase List Filename:                              │        
  302.   │    PHRASE.DBF                                         │
  303.   │                                                       │
  304.   │    Personal Name List Filename:                       │        
  305.   │    NAMES.DBF                                          │
  306.   │                                                       │
  307.   │    Line Printer Number:                               │        
  308.   │           1                                           │
  309.   └───────────────────────────────────────────────────────┘
  310.  
  311.   You can now select the filename that you want to change and type
  312.   in any name that you wish.
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.